Seja por teleconferência ou pessoalmente, reuniões são uma parte fundamental na criação e elaboração de projetos ou no desenvolvimento de espírito de grupo em equipes profissionais.

São nas reuniões que metas são definidas e analisadas, controles são discutidos e ajustes são estabelecidos para que a empresa tenha resultados mais efetivos e os colaboradores possam interagir de maneira produtiva.

Para muitas pessoas, esses encontros de trabalho costumam ser estressantes. Uma reunião demanda planejamento e atenção, principalmente se você for a pessoa encarregada de conduzi-la.

Por essa razão, quando realizadas em uma língua estrangeira, alguns cuidados extras devem ser tomados, de forma que os participantes superem a barreira da linguagem e possam se comunicar, sem que sobrem dúvidas nos processos decisórios.

Pensando nisso, elaboramos esse guia rápido com 5 dicas que vão te ajudar a se sair bem nas suas business meetings.

 

1) Evite improvisar: antecipar é fundamental

De maneira geral, planejar sua participação em uma reunião é importante porque você tem a chance de estudar antecipadamente os pontos que devem ser discutidos, ou respostas que devem ser dadas. Pesquisar dados, datas e acontecimentos previamente evita a percepção de improviso que não cai bem com nenhum profissional.

Não é necessário fazer um roteiro que você vai decorar para apenas declamar no dia. O principal é estruturar seu raciocínio a respeito dos assuntos da reunião e estabelecer a melhor maneira de tratar sobre eles em inglês.

Com as diferenças culturais que saltam aos olhos quando pessoas de diferentes países estão se comunicando, a necessidade de uma análise prévia de tópicos se amplia. Pegue, como exemplo, a questão de unidades de medida. Para um interlocutor americano um peso em quilos, ou uma medida em centímetros, pode ser um fator que gera questionamentos. Moedas, jargões, unidades de medida… tudo isso é importante em uma troca de informações.

Portanto, tenha em mãos os tópicos a serem discutidos levando em conta a visão dos seus interlocutores e você terá, com certeza, resultados muito mais positivos!

 

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2) Pesquise o tema da reunião e atualize-se no vocabulário

Seja pela necessidade de inglês técnico ou não, ainda no processo de preparação da reunião, verifique se você tem amplo domínio do vocabulário a ser utilizado.

É bem verdade que, às vezes, podemos “contornar” falhas de vocabulário usando a construção de frases mais longas, explicando a que queremos nos referir, mas isso nem sempre é o ideal.

Memorizar nomes, expressões e cargos, entre outros vocábulos importantes, é fundamental para que seus interlocutores tenham maior confiança nas informações que você irá passar, durante o seu encontro.

 

 

3) Mostre-se à vontade, mas considere a linguagem formal

Nos dias de hoje o ambiente corporativo é muito mais informal do que já foi no passado. Ainda assim, é importante que você saiba que o uso de gírias e expressões muito informais é um risco, pois são palavras que devem aparecer apenas em contextos muito específicos.

Outro problema é que gírias podem ter significados diferentes em países diferentes. Uma simples informalidade para um americano pode ser uma grande ofensa para um australiano!

Portanto, de maneira geral, é melhor não arriscar. A linguagem formal é a base para que todos se entendam perfeitamente, e é exatamente isso que se deseja em uma reunião de negócios.

 

4) Teleconferência: entenda a plataforma a ser utilizada

Dependendo da plataforma a ser utilizada para uma reunião remota, a aplicação pode estar disponível com os comandos apenas em língua inglesa.

Assim, havendo possibilidade de acesso antecipado, é melhor dar um passeio pela ferramenta antes do horário marcado, de forma que você saiba como ativar ou desativar comandos. Isso fará com que se perca menos tempo, ou ainda evita que você precise pedir desculpas por ficar procurando os comandos da plataforma, durante momentos cruciais da reunião como, por exemplo, durante, um screen share.

Nas reuniões de trabalho, o tempo bem aproveitado é um importante sinal de profissionalismo!

 

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5) Algumas frases típicas

Separamos alguns exemplos que podem te ajudar a ter uma visão geral de frases que você pode ouvir e falar durante uma reunião em inglês, seja ela por videoconferência ou presencial. Confira!

What time will the meeting kick off?
A que horas a reunião começará?

It looks like everyone’s here.
Parece que já estão todos aqui.

Thank you for coming today.
Obrigado por terem vindo hoje.

Is everybody on?
Todos estão conectados?

Can everybody hear me?
Todo mundo consegue me ouvir?

Shall we start the meeting?
Vamos começar a reunião?

Did everyone get the agenda for this meeting?
Todos receberam a pauta dessa reunião?

Let’s get down to business.
Vamos ao que interessa.

Should we talk about the business plan?
Devemos conversar sobre o plano de negócios?

What is the budget for this project?
Qual é a verba para esse projeto?

Are there any objections?
Há alguma objeção?

I have no objections to that.
Não tenho objeções a isso.

I’m afraid I have to disagree.
Desculpe, mas eu discordo.

William raised an issue…
O William levantou um ponto…

Could you repeat that, please?
Pode repetir, por favor?

I have to say our deadline is short.
Tenho que dizer que nosso prazo é curto.

It looks like we covered all the points.
Parece que cobrimos todos os tópicos (da pauta).

Thank you all for attending.
Obrigado a todos por terem comparecido.

That’s all for today.
Isso é tudo por hoje.

 

 

Como você pode ver, o uso da língua inglesa em reuniões tem especificidades que merecem atenção. Não se trata de apenas um bate-papo com colegas de trabalho, pois reuniões de negócios têm o objetivo de alcançar resultados, muitas vezes mensuráveis.

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